Di kehidupan sehari-hari, kita tentu sudah sangat mengenal keberadaan surat dengan berbagai jenisnya, beserta penggunaannya dalam berbagai aktivitas dan kepentingan setiap individu. Jenis yang ada seperti surat lamaran, permohonan, perjanjian, penawaran, penolakan hingga kesepakatan proyek. Salah satu jenis yang cukup banyak digunakan dalam bidang usaha serta bisnis adalah surat penawaran.
Jenis Surat Penawaran
Jenis Surat Penawaran ini digunakan oleh para pelaku usaha untuk membuat perjanjian atau kesepakatan untuk kerjasama di bidang bisnis, baik berupa pembelian barang, jasa ataupun pengajuan pengajuan terhadap suatu jenis produk. Oleh karena itulah, penggunaannya harus benar-benar diperhatikan termasuk isi perjanjian di dalamnya serta cukup digunakan seperlunya sesuai dengan bidangnya.
Surat ini pun memiliki berbagai macam jenis dalam proses penggunaannya. Antara lain, penawaran harga; proyek; kerjasama; hingga barang dan jasa. Pada surat penawaran harga, penggunaannya umum digunakan oleh pelaku bisnis terhadap pihak pelaku bisnis lainnya dalam proses pembelian suatu produk. Pada jenis ini, tercantum tawaran terhadap harga dari suatu produk dari pelaku bisnis lainnya.
Hal ini umum terjadi pada proses pembelian barang dalam jumlah besar atau partai. Sama seperti kita ketika akan membeli suatu barang dalam jumlah banyak, tentu kita akan melakukan tawar menawar dengan pihak pembeli. Proses itulah kemudian dituangkan dalam bentuk surat resmi berupa penawaran harga. Isinya pun terdiri dari jenis barang yang diinginkan, nominal penawaran harga serta total jumlah barang tersebut.
Surat Penawaran
Jenis selanjutnya adalah surat penawaran proyek atau tender. Penggunaannya banyak dipergunakan oleh perusahaan yang bergerak di bidang tender pekerjaan. Pemanfaatannya ditujukan untuk mendapatkan kesempatan terhadap suatu proyek atau pekerjaan. Hal ini lumrah terjadi di kalangan perusahaan. Satu pihak akan mengajukan surat penawaran proyek kepada pihak perusahaan yang membutuhkan. Isinya lengkap dengan detail penjelasan mengenai jumlah kebutuhan bahan, nominal kebutuhan biaya serta lamanya waktu pengerjaan. Bahkan tidak mungkin pula, disebutkan kelebihan dan manfaat yang diperoleh jika pilihan di jatuhkan kepada pihak mereka.
Pada transaksi bisnis, baik berupa pembelian ataupun penjualan, akan ditemukan surat penawaran kerjasama. Jenis ini digunakan untuk menawarkan kerjasama dengan pihak lain dalam tempo waktu tertentu, bisa dalam hitungan bulan ataupun tahun. Kerjasama yang ditawarkan dapat berupa jasa pelayanan; biasanya ini dilakukan oleh pihak ketiga, ataupun kerjasama penjualan dan pembelian.
Dalam kerjasama jasa layanan, dapat kita lihat dari provider internet yang menyediakan layanan internet kepada perusahaan, dimana hubungan kerja mereka dimulai dengan adanya jenis tersebut. Dalam proses penjualan dan pembelian pun hal ini dapat terjadi. Suatu pihak menawarkan kerjasama untuk menjual atau membeli suatu produk dalam tempo waktu tertentu kemudian dikukuhkan sebagai bentuk kerjasama antara kedua belah pihak.
Jenis berikutnya adalah surat penawaran barang atau jasa. Disini, pelaku usaha pemilik barang atau jasa tersebut menawarkan apa yang dimilikinya, kepada pihak lain yang membutuhkannya. Jenis ini menjelaskan dengan detail jenis barang atau jasa yang ditawarkan, manfaat penggunaannya serta kelebihan-kelebihan barang dan jasa tersebut. Penjelasan mengenai hal-hal tersebut haruslah dibuat sejelas mungkin, untuk menghindari timbulnya masalah berupa rasa kecewa dari pihak sang pengguna, sekaligus untuk menjaga citra baik dari pihak pemberi penawaran.
Informasi Surat Penawaran
Dalam membuat surat penawaran, tidak dapat dibuat seadanya dan sembarangan. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan berupa komponen penyusun. Komponen penyusun tersebut antara lain; judul surat, kalimat salam pembuka, paragraf pembuka, inti dan paragraf penutup. Isi dari paragraf pembuka sebaiknya singkat saja dan menjelaskan tujuan penyampaiannya. Pada paragraf isi, dapat dijelaskan isi penawaran, baik berupa detail barang, harga atau periode kerjasama, dimana dijelaskan sedetail-detailnya. Sedangkan pada paragraf penutup berisi harapan dari tujuan dikirimkannya surat tersebut.
Selain hal tersebut, isinya haruslah menggunakan ejaan yang benar serta formal, sehingga mudah dimengerti oleh pihak penerima, serta isi, maksud, serta tujuannya dapat tersampaikan keseluruhan dan diterima dengan baik serta jelas. Alur penjelasan mengenai proses juga harus dibuat jelas, dengan alur baik dan tidak berbelit-belit, sehingga tidak membuat klien bingung. Karena surat penawaran memiliki peranan penting dalam proses kesepakatan yang akan terjalin.
Sumber gambar: http://kelasmayaku.files.wordpress.com/2010/07/contoh_surat_penawaran2.jpg
